Funkcje systemu

Funkcje systemu informatycznego PRACTIQS

System PRACTIQS CFM, przeznaczony jest do wykorzystania w procesie zarządzania flotą pojazdów i innymi ruchomościami w przedsiębiorstwach.

 

Podobnie jak w przypadku wszystkich innych materialnych składników przedsiębiorstwa, posiadanie floty pojazdów wiąże się z koniecznością uwzględnienia w organizacji pracy procesów związanych z zarządzaniem ich ewidencją, rejestrowaniem kosztów utrzymania i monitorowaniem eksploatacji. W obecnych czasach, naturalne do tego celu wydaje się zastosowanie technologii informatycznych, które umożliwiają efektywne prowadzenie tego typu procesów w przedsiębiorstwie oraz bezpieczny, niezawodny i wygodny dostęp do danych przez wielu użytkowników. 

System PRACTIQS CFM jest zaawansowanym narzędziem do prowadzenia profesjonalnej działalności w zakresie zarządzania flotami pojazdów samochodowych oraz innymi ruchomościami (takimi jak kontenery, naczepy, łodzie, sprzęt budowlany, itp.). System PRACTIQS CFM, udostępniany jest w postaci usługi modelu Software-as-a-Service, umożliwi użytkownikom usprawnienie istniejących procesów związanych z zarządzaniem flotą, a dla części z nich otworzy zupełnie nowe możliwości w tym zakresie.

 

W ramach konfigurowalnej i rozszerzalnej platformy udostępnione zostały moduły wspomagające różne aspekty zarządzania ruchomościami, m.in. obsługę ewidencji ruchomości, monitorowanie eksploatacji, kontrolę kosztów, tworzenie raportów. Inteligentny i konfigurowalny system PRACTIQS CFM alarmów i powiadomień, wyzwalanych po zarejestrowaniu zdefiniowanych przez użytkownika akcji, pozwala częściowo zautomatyzować proces zarządzania i nie przeoczyć żadnych istotnych zdarzeń. System PRACTIQS CFM zintegrowany jest z urządzeniami kontrolno-pomiarowymi ( nadajnikami satelitarnymi GPS, GLONASS, GALILEO zamontowanymi pojazdach (lub innych ruchomościach), co pozwoli użytkownikom na łatwy, scentralizowany dostęp do szczegółowych danych związanych z zarządzanymi obiektami.

Funkcjonalność systemu PRACTIQS CFM dla użytkownika końcowego umożliwia realizację strategicznych celów biznesowych związanych z zarządzaniem ruchomościami, przede wszystkim: minimalizację ryzyka inwestycji związanych z ruchomościami, wzrost efektywności eksploatacji floty i redukcję kosztów, zapobieganie nadużyciom użytkowym oraz zapewnienie bezpieczeństwa pojazdów i ich użytkowników.

 

System PRACTIQS CFM rozwijany jest na bazie opracowanej we własnym zakresie przez QS Sp. z o.o. Otoczenie systemu PRACTIQS CFM, przedstawia rysunek obok.

System PRACTIQS CFM przeznaczony jest przede wszystkim przedstawicieli przedsiębiorstw klientów – pełniących rolę pracowników lub administratorów firm. Administratorzy firm posiadają dostęp do wszystkich danych stowarzyszonych z przypisanym do nich przedsiębiorstwem, mają też możliwość zarządzania kontami użytkowników należących do tej samej firmy. Pracownicy firm, ze względu na różnorodną strukturę organizacji przedsiębiorstw, mogą pełnić w systemie PRACTIQS CFM różne role, np. menedżerów floty, kontrolerów finansowych. Zbiory danych dostępnych dla nich do przetwarzania zależą od konfiguracji i przydzielonych im przez administratorów uprawnień.

 

Z Systemem PRACTIQS CFM komunikują się urządzenia telemetryczne, zamontowane w wybranych elementach flot klientów. Urządzenia te, w zależności od rodzaju, modelu i konfiguracji, przesyłają do systemu PRACTIQS CFM różnorodne dane, które są w nim rejestrowane i przetwarzane.
System PRACTIQS CFM, jeżeli jest to konieczne, może korzystać z zewnętrznych usług, np. przedstawionej na diagramie usługi geolokalizacji do realizacji tzw. odwrotnego geokodowania (ang. reverse geocoding) oraz innych ustalonych, które są dostępne dla programistów QS Sp. z o.o.

Funkcje produktu PRACTIQS

System PRACTIQS CFM udostępnia zaawansowaną funkcjonalność do realizacji procesu zarządzania ruchomościami w przedsiębiorstwie. W podstawowym zakresie system PRACTIQS CFM umożliwia przede wszystkim: obsługę ewidencji ruchomości i ich użytkowników, rejestrowanie i monitorowanie kosztów związanych z użytkowaniem ruchomości, monitorowanie eksploatacji (aktualnej lokalizacji, parametrów pracy) oraz zautomatyzowane tworzenie raportów.

 

Podstawową funkcją system PRACTIQS CFM jest jego modularność, tzn. możliwość dynamicznego rozszerzania zakresu funkcjonalności o dodatkowe usługi (pogrupowane w moduły funkcjonalne). Z jednej strony umożliwia to dostosowanie systemu PRACTIQS CFM na etapie wdrożenia u klienta do konkretnych potrzeb, wynikających z rozmiaru lub profilu przedsiębiorstwa; z drugiej zapewnia skalowalność w przypadku np. rozwoju firmy klienta i konieczności rozszerzenia usługi o dodatkowe funkcje.

Moduł podstawowy (kliencki)

Stanowi rdzeń systemu PRACTIQS CFM, dostarczając podstawowe funkcjonalności i integrację o pozostałe komponenty oraz moduły rozszerzające.

Moduł rezerwacji ruchomości

Umożliwia użytkownikom rezerwację ruchomości on-line, z wielopoziomowych systemem akceptacji.

Moduł likwidacji szkód

Umożliwia kompletne prowadzenie i archiwizowanie procesu szkodowego, historii zdarzeń drogowych oraz rozliczanie szkód.

Moduł warsztatowy

Przeznaczony do kontroli procesu napraw powypadkowych i usług serwisowych, m.in. oferujący możliwość śledzenia faz procesu napraw, przewidywany czas naprawy, wydruk zleceń serwisowych, etc.

Moduł ECO

Umożliwiający rozliczanie emisji CO2 oraz monitorowanie stylu jazdy kierowcy.

Moduł monitorowanie stref

Przeznaczony do śledzenia pobytu ruchomości w zdefiniowanych obszarach oraz generowania powiadomień i alarmów przy opuszczeniu lub wejściu do strefy.

Moduł zarządzania czasem pracy użytkowników i maszyn

Służący do monitorowania czasu pracy użytkowników korzystających z określonych ruchomości oraz tworzenia raportów i statystyk z tych procesów.

Moduł polis ubezpieczeniowych i zawartych umów

Dotyczących danego pojazdu lub innej ruchomości zapisanej w systemie.

W Systemie PRACTIQS CFM istniej możliwość tworzenia oddziałów i regionów firmy Klienta oraz łączenia tych danych z innymi danymi w systemie (np. dane kosztowe, podfloty itp.;)

Konfiguracja komputera użytkownika

System PRACTIQS CFM dostarczany jest jako oprogramowanie w modelu Software-as-a-service, dzięki czemu wymagania odnośnie stacji roboczej użytkownika są minimalne.

 

Użytkownik musi dysponować komputerem lub urządzeniem mobilnym, podłączonym do Internetu i posiadającym zainstalowaną przeglądarkę internetową.

 

Korzystanie z systemu PRACTIQS CFM nie wymaga instalacji na komputerze użytkownika żadnego dodatkowego oprogramowania.

Charakterystyka użytkowników Systemu PRACTIQS CFM

Ze względu na różnorodną strukturę organizacji przedsiębiorstw oraz ich specyficzny przydział ról i zadań pracownikom w procesie zarządzania flotą, w systemie PRACTIQS CFM wyróżniono trzy podstawowe klasy użytkowników: administratorzy system PRACTIQS CFM, administratorzy firm oraz pracownicy firm. W celu umożliwienia dopasowania systemu PRACTIQS CFM do indywidualnych potrzeb klientów i odzwierciedlenia ich specyficznej struktury organizacyjnej, System PRACTIQS CFM udostępnia rozbudowany mechanizm zarządzania schematami uprawnień i konfiguracji ról. Odpowiedzialność za określenie pracowników firm szczegółowych została przeniesiona na administratora danej firmy, który może definiować rolę poprzez edycję schematów uprawnień.

 

Poniżej scharakteryzowano główne klasy użytkowników systemu PRACTIQS CFM:

Administrator firmy
Administrator firmy to przedstawiciel przedsiębiorstwa korzystającego z usługi udostępnianej przez QS Sp. z o.o. i mającego dostęp do systemu PRACTIQS CFM. Administrator firmy jest osobą odpowiedzialną w danym przedsiębiorstwie za prowadzenie działalności w zakresie zarządzania ruchomościami lub nadzór nad działalnością administracyjną oraz dane umieszczane w system PRACTIQS CFM. Posiada uprawnienia dostępu do wszystkich danych związanych z przedsiębiorstwami, do których jest przypisany, może zarządzać użytkownikami w obrębie dostępnych firm.
Pracownik firmy
Pracownikiem firmy jest to każda inna osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie klienta, która uczestniczy w procesie zarządzania ruchomościami i może podejmować interakcję z system PRACTIQS CFM. Rola pracownika firmy oraz jego specyficzne uprawnienia określane są przez administratora firmy.

Ogólny opis funkcji systemu PRACTIQS CFM

Moduł podstawowy (kliencki)

Moduł rezerwacji ruchomości

Moduł likwidacji szkód

Moduł warsztatowy

Moduł monitorowania stref

Moduł zarządzania czasem pracy pracowników i maszyn

Identyfikacja kierowców

Moduł dyspozytorski

Wymagania pozafunkcjonalne

Klienci

System PRACTIQS CFM jest w stanie obsłużyć nie mniej niż 1000 klientów (firm).

Użytkownicy

System PRACTIQS CFM jest w stanie obsłużyć nie mniej niż 500 zalogowanych jednocześnie użytkowników.

Dostęp

Dostęp do systemu PRACTIQS CFM jest chroniony hasłem ustalanym indywidualnie przez każdego użytkownika. Hasło jest przechowywane w postaci niejawnej, uniemożliwiającej jego odczytanie.

Bezpieczeństwo

System PRACTIQS CFM zapewnia bezpieczną transmisję pomiędzy interfejsem klienta a serwerem aplikacji, przy użyciu protokołu SSL (HTTPS). Przez „bezpieczną” rozumiemy transmisję uniemożliwiającą odczytanie przechwyconej wiadomości lub skuteczne wprowadzenie do kanału komunikacji wiadomości spreparowanej.

Uprawnienia

System PRACTIQS CFM gwarantuje ścisłą kontrolę uprawnień, udostępniając użytkownikom jedynie funkcje wynikające z ich schematów uprawnień.

Dane

Dane klientów (przedsiębiorstw korzystających z sytemu) są dostępne tylko dla administratora System PRACTIQS CFMu oraz administratora danej firmy.

Kontrola administratorów

System PRACTIQS CFM rejestruje, który administrator utworzył konto danego użytkownika.

Rejestrowanie

System PRACTIQS CFM rejestruje szczegółowo wszystkie logowania użytkowników

Dyspozycyjnosć

Dyspozycyjność systemu PRACTIQS CFM wynosi przynajmniej 99%. Dyspozycyjność (ang. availability) – określa prawdopodobieństwo, że system PRACTIQS CFM w danej chwili będzie działał poprawnie i będzie dostępny dla użytkowników

Dostępność

Użytkownik po przejściu 3-godzinnego szkolenia powinien potrafić wykorzystać 90% dostępnych funkcji systemu PRACTIQS CFM.

Komputer użytkownika

Dowolne urządzenie, podlegające opisanym wymaganiom, w szczególności wyposażone w przeglądarkę internetową i dostęp do sieci Internet, poprzez którą użytkownik może uzyskać dostęp do systemu PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS.

Co wyróżnia nasz system PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS:

  • Możliwość integrowania lokalizatorów GPS różnych producentów z jedną aplikacją wizualizacyjno – zarządczą PRACTIQS (GPS-GATE)
  • Zintegrowane w jednym systemie: system PRACTIQS GPS i system PRACTIQS CFM do zarządzania zasobami floty ( naprawy, szkody komunikacyjne, koszty telefonów, floty samochodowej, wyposażenia pracownika i biura i innych dowolnie skonfigurowanych ruchomości, kreator importu danych masowych faktur
  • Wbudowane narzędzia WebService do komunikacji z innymi bazami danych. Możliwość migracji danych pomiędzy PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS a innymi systemami ( eksport/ import)
  • Porównanie on-line danych z GPS i komputera pokładowego pojazdu z danymi kosztowymi , danymi z tankowań, przeglądów itp.
  • Aktualizacje oprogramowania on-line
  • Przechowywanie (archiwizacja) i dostęp on-line do plików danych umieszczonych przez użytkownika
  • Dowolna liczba użytkowników on-line z kontrolą dostępu i hierarchią dostępności do system PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS
  • Automatyczne przypominanie o terminach obowiązkowych serwisów, przeglądów gwarancyjnych i pogwarancyjnych, przeglądów technicznych oraz o upływających terminach ważności wystawionych dokumentów
  • Zarządzanie jednocześnie wieloma flotami ( firmy, oddziały, floty) w jednym widoku
  • Rozbudowany system określający dane z GPS w powiązaniu z danymi kosztowymi floty, działu, użytkownika, ruchomości ( wielopoziomowa struktura tworzenia MPK – miejsca powstawania kosztów)
  • Dedykowane rozwiązania na życzenie klienta dostępne w kilka dni

Wspomagamy firmy w zarządzaniu flotami pojazdów i flotami innych dowolnych ruchomości.

Skontaktuj się z nami!