CFM od początku

Szef polecił mi opiekować się flotą samochodową. Mam kilkadziesiąt różnych samochodów. Co mam zrobić najpierw, jak działać?

W branży mówią: to gratuluję Ci kolego, na pewno od dziś już nie wyłączysz swojego telefonu komórkowego. Dla kogoś niedoświadczonego, organizacja procesu zarządzania flotą może sprawić dość duży problem.

 

Pierwszą czynnością powinna być rozmowa z zarządem firmy, odnośnie ukształtowania polityki floty oraz tego, co zarząd firmy oczekuje po działaniach fleet managera (FM). Niezbędne są  podstawowe informacje:

  • cel pojazdu w firmie
  • preferencje do marki pojazdów,
  • jakie narzędzia (nie tylko chodzi tu o pojazdy) zarząd przekazuje we władanie fleet managera
  • umocowanie prawne dla FM

 

Wchodzący w swoją rolę fleet manager powinien przeprowadzić wstępny wewnętrzny audyt floty lub zewnętrzny przez firmy specjalizujące się w tego typu usługach.

  • Jak przebiegały dotychczasowe procesy wewnętrzne i zewnętrzne związane z zarządzaniem flotą oraz jaki kształtuje się stan formalno-prawny floty.
  • W jaki sposób są finansowane pojazdy w firmie i odpowiedzieć sobie na pytanie dlaczego akurat w ten a nie inny sposób.

Program komputerowy do zarządzania flotą samochodową

Kolejną czynnością jest zorganizowanie dedykowanego do zarządzania flotą programu komputerowego. Zbierania aktualnych i historycznych danych o flocie w formie elektronicznej to podstawa późniejszych decyzji. Podjęte decyzje, to bardzo często wartość milionów złotych, bo taki rząd wielkości majątku mamy przy już kilkudziesięciu pojazdach. Zebrane dane historyczne, aktualne oraz prognozowane nakreślą jaki należy przyjąć model finansowania floty. Wybierając nowy pojazd do firmy, będziemy posiadali własne dane całkowitego kosztu posiadania samochodu w firmie (TCO – Total Cost of Ownership). Koszt od zakupu pojazdu, wszystkie koszty eksploatacyjne wraz z paliwem aż po sprzedaż pojazdu, czyli wartość rezydualną. Te wszystkie dane finansowe pozwalają na określenie wyboru optymalnego pojazdu do naszej floty. Na wyniku końcowym mamy realny koszt dla przejechanego jednego kilometra w naszej firmie dla poszczególnych segmentów, czy modeli pojazdów.

 

Na podstawie danych fleet manager musi zorganizować sposób zarządzania flotą. Podjąć decyzję jaką przyjąć formę finansowania, gdzie ubezpieczyć pojazdy i na jakich warunkach, gdzie dokonywać napraw mechanicznych i blacharsko-lakierniczych. Gdzie dokonywać zakupów części zamiennych. Jak kontrolować stan kosztów floty, jak nie ominąć ważnych dat ważności polis ubezpieczeniowych, badań technicznych, czy też przeglądów okresowych. Z jakimi podmiotami zewnętrznymi podjąć rozmowy w zakresie serwisu pojazdów, ubezpieczenia, napraw blacharsko-lakierniczych, kart paliwowych etc. Czy kupować pojazdy, leasingować czy wynająć.

Sumiennie prowadzona przez FM, baza danych w systemie komputerowym do zarządzania flotą PRACTIQS CFM, to cenne źródło informacji dla niego samego jak również dla zarządu firmy.  

Czynności formalne

Fleet manager powinien za podstawie danych i własnych doświadczeń przedstawić rozwiązania i uzyskaj pomoc prawną w zakresie stworzenia umowy powierzenia mienia i zasad korzystania z pojazdów służbowych (polityka samochodowa).  Zbiór zasad korzystania z pojazdów to podstawa, która pozwoli usystematyzować relacje użytkownik pojazdu – fleet manager – zarząd firmy. Wewnętrzne przepisy polityki samochodowej trzeba zapisać w oparciu o Kodeks Pracy, przepisy karno-skarbowe,  kodeks drogowy i inne. W relacji z zarządem firmy wszystkich użytkowników pojazdów należy przeszkolić z wprowadzanych zasad, praw i obowiązków z zakresie polityki samochodowej.

Pracownicy QS GROUP pomogą Ci przygotować wzory umów flotowych i polityki samochodowej.

Wiedza i doświadczenie - tak

Nie od dziś wiemy, że wiedza kosztuje, ale nie wiedza jeszcze więcej. Fleet manager powinien nawiązać kontakt z jednym lub grupą doświadczonych FM. Zalecamy korzystanie ze szkoleń branżowych dla fleet managerów, korzystanie z licznych publikacji, czy też skorzystanie z bardziej zaawansowanej formy wiedzy, jaką są studia podyplomowe z zarządzania flotą samochodową.

 

Ciekawą propozycją wymiany doświadczeń i czerpania wiedzy z zarządzania flotą samochodową, jest wspierane przez nas Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych. www.skfs.pl

Outsourcing floty TAK, ale pod pewnymi warunkami

Należy pamiętać, że firma wynajmu krótko i długoterminowego pojazdów, czy też kontraktowa usługa serwisowa zdejmie wiele obowiązków z fleet managera i jego firmy. Jednak kontrakt taki powinien pozostać pod nadzorem fleet managera. Jeżeli fleet manager posiada ograniczone możliwości decyzyjne, wyłączające część jego zadań przez firmę zewnętrzną, powinien prowadzić na bieżąco kontrolę podmiotu zewnętrznego w procesów zachodzących we flocie. Należy pamiętać, że firma zewnętrzna będzie przede wszystkim dbałą o własny biznes, a następnie o biznes klienta. Mimo, iż może się to wydawać nieracjonalne, to podmiot zewnętrzny ucierpi niewiele tracąc jednego czy dwóch klientów. Nasza firma pozbawiona wewnętrznej kontroli tak dużego ośrodka kosztów, może odczuć problem znacznie mocniej. Jeżeli  oddajemy całą flotę w zarządzanie i finansowanie zewnętrzne, czy tez tylko część usług, pamiętajmy o tym.

Broker - tak

Jeżeli kupujemy samochody, to musimy je ubezpieczyć. Kogo wybrać? Ubezpieczenie pojazdu przenosi się bezpośrednio na likwidację szkód komunikacyjnych, a więc bardzo ważny element w zarządzaniu flotą i kosztami floty. W polisie ubezpieczeniowej  i w likwidacji szkód komunikacyjnych jest wiele istotnych pochodnych np. limit holowania, limit dla pojazdu zastępczego.  Broker powinien nas wspomóc w wielu kwestiach związanych z ubezpieczeniem pojazdów i pozwala zdjąć z FM ciężar i gąszcz przepisów które niejednokrotnie wymagają wiedzy prawniczej. Broker powinien wynegocjować jak najlepszą stawkę ubezpieczenia dla naszej floty. Koszt usług brokera ukryty jest w prowizji od ubezpieczenia pojazdu jaką wypłaca brokerowi ubezpieczyciel. Dobrze wynegocjowane warunki ubezpieczenia to kolejny cenny filar zarządzania flotą.

Nie tylko ASO – zasada MIX

Gdzie serwisować samochody?

 

Rolą fleet managera jest szukanie złotego środka pomiędzy kosztami serwisu, zadowoleniem użytkowników i ogólną mobilnością floty. Czyli  małe koszty i mała awaryjność.

 

Większość fleet managerów od początku użytkowania pojazdu, do przebiegu 100 czasem 150 tys. km lub okresu 2-3 lat,  zleca przeglądy autoryzowanym stacjom obsługi, ze względu na program gwarancyjny producenta pojazdu oraz dodatkowe programy serwisowe i lojalnościowe. Jednak warto pamiętać o rozporządzeniu GVO, ponieważ w określonych warunkach, to może się opłacić. FM może skierować pojazd do naprawy poza ASO marki i przy spełnieniu wymagań wynikających z GVO, pojazd nie traci gwarancji. (ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (UE) NR 461/2010 z dnia 27 maja 2010 r. w sprawie stosowania art. 101 ust. 3 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do kategorii porozumień wertykalnych i praktyk uzgodnionych w sektorze pojazdów silnikowych).  Po przekroczeniu okresu gwarancji, większość FM kieruje pojazdy poza ASO. Najczęściej są to nieautoryzowane serwisy zrzeszone pod logo jednej sieci serwisowej.  Przy wymianach drogich podzespołów pojazdu, takich jak np. układy sprzęgła, zawieszenia, hamulce, klimatyzacja itp. również warto określić wstępny  kosztorys zanim pojazd trafi do konkretnego serwisu w sieci dealerskiej, czy tez poza siecią

Okrągły problem na okrągło

Dla nie jednego fleet managera, problemem może być zakup, czy sezonowa wymiana opon. Z oponami wiążą się też inne problemy do rozwiązania: nierównomierne zużycie każdej z opon, zakup i przełożenie opon w odległym terenie, warunki atmosferyczne powodujące wręcz nawał wymian, relokacja opon, ewidencja opon, ocena zużycia, a na deser setki telefonów od użytkowników pojazdów.

 

Opracowując strategię zakupu i wymiany opon (jak również utylizacji zużytych) warto wesprzeć się liczącą się na rynku siecią oponiarską. Okres wymiany opon, szczególnie tych z letnich na zimowe, to dla fleet managera okres wzmożonej pracy i dość wielu stresów. Bardzo pomocny FM jest dedykowany system komputerowy wspomagający proces zakupu i wymiany opon.

System PRACTIQS CFM posiada moduł ewidencji i zarządzania oponami

Czy kolizja musi być zawsze problemem?

Następne pytanie, gdzie naprawiać uszkodzone w kolizjach pojazdy? Na rynku są setki, jak nie tysiące zakładów blacharsko-lakierniczych, dla których nasza flota jest smakowitym kąskiem. Który wybrać, jak nie narazić się na złe naprawy nie zgodne ze sztuką blacharsko-lakierniczo-mechaniczną.  Przede wszystkim o samym warsztacie dużo nam powie jego wizerunek zewnętrzny,  dobrze jest też spytać brokera czy ubezpieczyciela o jego dotychczasowe opinie i doświadczenia z danym zakładem. Warto także sprawdzić, czy dany warsztat jest w jakiejś sieci naprawczej, czy posiada autoryzacje, certyfikaty, jaka jest lub była fluktuacja pracowników (fachowców). Warto zwrócić uwagę na ilość i stan techniczny pojazdów, które miałyby w przyszłości być pojazdami zastępczymi.

 

Jeżeli znamy się na technologii naprawy pojazdów powypadkowych, to powinniśmy wziąć po uwagę, jakim zapleczem technologicznym dysponuje zakład. Jeżeli wszystkie powyższe zagadnie spełniają nasze oczekiwania, możemy podjąć próbę skierowania pojazdu do takiego warsztatu. Jeżeli naprawa przebiegała w sposób prawidłowy,  możemy przystąpić do formalizacji umowy o współpracy pomiędzy naszymi firmami.

Program QS SERWIS zrzesza w całej Polsce trzydzieści markowych warsztatów blacharsko lakierniczych z samochodami zastępczymi. Co ciekawe, to NIC NIE KOSZTUJE. Fleet Managerze, nie musisz nawet podpisywać umowy. Wystarczy, że zadzwonisz 530 112 000 i powiesz jaki masz problem. Pomożemy Ci to rozwiązać.

Lokalizatory GPS we flocie

Montować lokalizatory GPS, czy nie montować?

 

Ogólnie to niezbędne narzędzie w pracy fleet managera – czyli montować. Narzędzie na podstawie którego precyzyjnie skierujemy samochód na przegląd okresowy (system lokalizacji satelitarnej podłączony do komputera pojazdu, prześle alert o zbliżającym się przeglądzie). Nie wszyscy chcą lub lubią być obserwowani.  Pamiętaj jednak, że uczciwy użytkownik pojazdu służbowego nie boi się lokalizatora GPS w swoim samochodzie. Jeżeli pojazd służbowy ma być wykorzystywany za zgodą zarządu do celów prywatnych, to kwestia negocjacji z pracodawcą i ustalenia zasad co wolno a co nie. System lokalizacji satelitarnej pozwala w znacznie lepszym stopniu zarządzać flotą. Chociażby wspomniane przeglądy okresowe, przekroczenia limitów kilometrów w umowach wynajmu, szybka analiza zużycia paliwa z zatankowanym, tankowania pojazdów online połączone z danymi z karty paliwowej, usterki pojazdu, ecodriving, czyli bezpieczna i oszczędna eksploatacja pojazdów, przekroczenia dozwolonych prawem lub w firmie dopuszczalnych prędkości, informacja o wypadku pojazdu. System GPS to poprawienie bezpieczeństwa użytkownika i floty.

 

Niewielki jednostkowy koszt nadajnika GPS wraz z abonamentem, szybko się zwraca. W zależności od charakteru floty i sposobu zarządzania, jeżeli po raz pierwszy instalujemy system GPS, to  pozwoli to obniżyć koszty floty od 5% do 25% i nawet czasem więcej.

Dobrze zarządzana flota, to system lokalizacji satelitarnej PRACTIQS GPS, oparty o markowe nadajniki GPS, bez żadnych ukrytych kosztów.

Sprzedać – zwrócić pojazd po umowie wynajmu, leasingu

Na koniec życia każdego pojazdu w naszej firmie pozostaje nam zmierzyć się ze  sprzedażą lub zwrotem pojazdu?

 

Przy sprzedaży na pewno dla bezpieczeństwa i potwierdzenia aktualnej wartości pojazdu powinna  zostać zrobiona pisemna wycena przez uprawnionego rzeczoznawcę motoryzacyjnego. W takim przypadku dysponujemy ochroną przed podważeniem wartości pojazdu przez Urząd Skarbowy lub zarząd firmy, czy też samych zainteresowanych kupnem. W naszej firmie możemy wdrożyć procedury sprzedaży pojazdów. poprzez sprzedaż pracownikom wcześniej użytkujących pojazdy, przetargi, aukcje, branżowe portale internetowe lub po prostu w przypadku wynajmu czy leasingu - zwrot pojazdu.

 

Przy zwrocie pojazdu do firmy wynajmującej, czy leasingowej, musimy wrócić do początku, czyli do zapisów umowy na podstawie której pojazd był używany w naszej firmie. Jeżeli na wstępie coś przeoczyliśmy, może się to okazać dla nas bolesnym przeoczeniem. Firma wynajmu, może naszą firmę obciążyć dodatkowymi kosztami zużycia ponadnormatywnego zużycia pojazdu. Dlatego warto korzystać z firm leaderów branży, zrzeszonych w PZWLP – Polskim Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów (www.pzwlp.pl) lub przynajmniej korzystać z ich doświadczenia.. PZWLP posiada zbiór spisanych własnych zasad, co jest zużyciem normatywnym pojazdu  a co nim nie jest.

 

Pozornie prosty zakres pracy fleet managera, nie jest taki prosty jakby niektórym mogło się to wydawać. W artykule tym poruszyliśmy tylko część zagadnień z pracy w zawodzie fleet managera. FM powinien na swoją pracę patrzeć wielopłaszczyznowo przez dostępne na rynku oferty i usługi i szukać optymalizacji. „Pozorne” zaoszczędzone ogólne 100 zł na pojeździe miesięcznie, przy uwzględnieniu iloczynu miesięcy i ilości pojazdów, potrafi wygenerować setki a nawet miliony złotych oszczędności.

Zadzwoń lub napisz do nas, pomożemy Ci w zarządzaniu flotą. Udzielimy bezpłatnych porad, pokażemy rozwiązania gotowe do wdrożenia.